Las impresoras FARGO® DTC de HID® y las tarjetas reimprimibles de Databac Group simplifican el proceso de programación de citas, recordatorios y registros


El reto

Enfocada al sector odontológico, la empresa de desarrollo e instalación de software Siprored  se dio cuenta que el sistema de emisión de tarjetas de identificación utilizado por su red de clientes compuesto por siete clínicas dentales independientes era obsoleto y costoso, por lo que empezó a buscar un nuevo sistema de impresión.

El antiguo sistema de impresión implicaba imprimir el código de barras con los datos de cada paciente en la tarjeta ID del paciente. Después, este código se escaneaba con un lector que automáticamente activaba el programa para informar a los dentistas que un paciente había llegado a su cita, y este era registrado en el área de “espera digital”.

Las tarjetas se diseñaron pensando en la comodidad del paciente ya que les permitían acceder fácilmente a su cita y al historial de pagos. Aunque las distintas clínicas recibieron comentarios positivos sobre este sistema por parte de sus pacientes, las clínicas también se enfrentaron la ineficiencia y al coste adicional de tener que imprimir constantemente muchas tarjetas y cambiar sus cartuchos de tinta.

Estas tarjetas se diseñaron pensando en la comodidad del paciente, ya que a gracias a ellas podían acceder fácilmente a sus historiales de citas y pagos. El feedback por parte de sus clientes fue positivo, pero las clínicas se dieron cuenta del aumento en los costes gracias a la impresión constante de muchas tarjetas así como del uso de consumibles.

La solución

Siprored junto con Databac Group trabajó para identificar la solución adecuada que satisfaga las necesidades de cada una de las siete clínicas. Estaba claro que la tecnología reimprimible les ayudaría a mantener la imagen profesional que otorgan las tarjetas, aumentando la eficiencia y con menos desperdicio de material. Databac no dudó en recomendar las impresoras FARGO de HID Global, basadas en sus capacidades y funcionalidades avanzadas. El Director General de Databac, Charles Balcomb, dijo: “La combinación de nuestras tarjetas DataReWrite y las impresoras reimprimibles Fargo de HID realmente ofrece todos los beneficios de esta tecnología. Una misma tarjeta se puede utilizar una y otra vez sin perder calidad durante cientos de usos”

El proceso de implementación para poner en funcionamiento la  HID FARGO DTC1000 fue muy rápido. Como beneficio adicional, los costos de las impresoras FARGO eran comparables a los de usar una impresora a color sin tecnología reimprimible, lo que redujo el coste total de la actualización.

“Seleccionamos las impresoras DTC de HID Global, ya que ofrecen impresión a todo color y capacidad de reimpresión/reescritura, de tal forma que los pacientes pueden usar la misma tarjeta varias veces, reduciendo así los costes”, dijo Estefanía Barreiro, Gerente Administrativa de Siprored. “La instalación de la impresora y los drivers fue rápida y, después de algunas pruebas, todo funcionó perfectamente. Todo el proceso, de principio a fin, duró menos de un mes”.

Aunque empezaron utilizando las impresoras HID FARGO DTC1000 en algunas instalaciones, Siprored recientemente las actualizó por las HID FARGO DTC1250e. Aunque cada clínica es independiente y ofrece diferentes servicios, todas usan las tarjetas DataRewrite de Databac Group, que se pueden imprimir, borrar y reimprimir hasta 500 veces. Para ayudar a diferenciar entre la ubicación y el tipo de cita, Siprored trabajó con las clínicas para desarrollar un sistema de pacientes con códigos de colores. Las tarjetas de identificación del paciente para una limpieza eran de un color, y la cita relacionada con la ortodoncia o el implante es de otro color. Siprored continúa manteniendo toda esta información organizada a través de su sistema de software, Gesionet.

Resultados

Desde la implementación inicial, siete clínicas han comprado y distribuido más de 24,000 tarjetas DataRewrite para pacientes nuevos. Barreiro explica que esto ha tenido múltiples beneficios, el primero es la satisfacción del paciente.

“Nuestros clientes están muy contentos con este sistema, ya que sus pacientes se van a casa con una tarjeta impresa con sus próximas visitas”, dijo. “Esto se traduce en menos citas perdidas y menos tiempo perdido del dentista”. Una clínica también notó que los pacientes lo ven como muy moderno y a la vanguardia de las nuevas tecnologías: a los pacientes les gusta entregar su tarjeta para que la recepcionista pueda ‘mágicamente’ borrar sus citas anteriores e imprimir las futuras citas en ella. Todo esto se hace muy rápidamente, en un solo paso”.

Reimprimir tarjetas de identificación permite que las clínicas y Siprored reduzcan sus costes. Gracias a la tecnología regrabable, las impresoras no requieren una cinta de impresión, lo que significa que las clínicas no tienen que gastar dinero en cartuchos de tinta. Siprored calculó que han ahorrado alrededor de 100 cintas de impresión a color, por valor de más de 8,600 USD.

Siprored está entusiasmado con la idea de producir tarjetas con chip si su red de clínicas requiere tecnología avanzada en el futuro. “Nos alegra saber que somos pioneros en la implementación de cambios que benefician a nuestros clientes y sus pacientes”, dijo Barreiro.