Acreditaciones para eventos impresas in situ: identificación profesional al instante

Cuando el ritmo del evento no da tregua, poder imprimir acreditaciones directamente en el recinto puede dar muchas ventajas. Las credenciales personalizadas al momento, mediante impresoras de sobremesa, permiten adaptarse a inscripciones de última hora y mantener el control de acceso en todo momento. En un evento, cada detalle cuenta.

Las tarjetas CR80 (el mismo formato que una tarjeta bancaria) permiten una identificación clara, cómoda y profesional para asistentes, ponentes, expositores o personal técnico. Y gracias a la impresión in situ, es posible adaptarse a cambios e imprevistos y flujos de entrada exigentes sin comprometer calidad ni operativa.

¿Cómo funciona?

Las tarjetas CR80 llegan preimpresas desde fábrica con el diseño del evento, logotipos, colores corporativos o patrocinadores. Dejan un espacio en blanco reservado para añadir en el momento los datos personalizados de cada asistente: nombre, cargo, empresa o código de acceso, según las necesidades del evento.

¿Qué impresora elegir?

No todas las impresoras son iguales. La elección dependerá del volumen, la frecuencia de impresión y el tipo de personalización que se requiera.

Eventos con gran volumen de acreditaciones
Modelos como Matica XID8300 ofrecen alta velocidad, impresión a doble cara, laminado y codificación RFID. Están pensadas para producción continua con exigencias de calidad gráfica y también de seguridad ya que se puede añadir elementos como microtexto para evitar clonaciones.

Eventos medianos o itinerantes
Equipos como Evolis Primacy 2 o Seaory S22 combinan buena velocidad con portabilidad y facilidad de uso. Son ideales cuando se necesita desplegar estaciones de acreditación en distintos puntos o trabajar en entornos masivos en linea.

¿Necesitas incorporar chip RFID?

Si el evento requiere niveles de seguridad más altos o control de accesos segmentado, es importante que la impresora sea compatible con tecnologías de codificación RFID (HF, NFC o UHF). Muchos modelos permiten integrar esta función mediante módulos adicionales, según el uso previsto.

Gestión de acreditaciones con software: claves para una operativa eficaz

Un sistema sólido de impresión debe ir acompañado de una plataforma que permita gestionar los datos de forma organizada, rápida y segura.

Funciones clave del software:

• Diseño de tarjetas y personalización instantánea
• Importación de bases de datos en formatos como Excel o CSV
• Asignación de permisos por tipo de usuario o zona
• Impresión bajo demanda desde una o varias estaciones

Entre las soluciones más empleadas en entornos profesionales destaca CardExchange, por su fiabilidad, facilidad e integración con múltiples dispositivos. En Databac hace años que nos hemos especializado en su usabilidad y podemos asesorar y formar a los equipos de trabajo para facilitar su uso.

Consejos prácticos para el día del evento

• Realiza pruebas de impresión y flujo de registro con antelación.
• Ten tarjetas preimpresas de reserva para imprevistos o nuevos registros.
• Asegúrate de que el personal esté familiarizado con el software y la operativa.
• Instala varios puntos de impresión si se espera un gran volumen de asistentes.

Un sistema que va más allá de la tarjeta

Una acreditación eficaz también requiere complementos adecuados. En Databac te proporcionamos porta tarjetas en distintos materiales (rígidos, blandos, reciclables) y lanyards personalizados con el logotipo del evento o el de los patrocinadores.

Esto no solo mejora la presentación, también facilita la identificación visual y refuerza la visibilidad de la marca durante toda la jornada.

Una solución compacta, eficaz y lista para adaptarse

Las acreditaciones CR80 impresas in situ ofrecen rapidez, imagen profesional y control. Todo lo que se necesita para que un evento funcione sin contratiempos, desde el registro hasta el cierre.

En Databac, te asesoramos para configurar un sistema de acreditación completo: desde la elección de la impresora y el software, hasta el diseño de la tarjeta y el suministro de todos los accesorios necesarios.

 

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